Die Europäische Zentralbank (EZB) ist bereits 2018 auf Tagesreinigung umgestiegen. Im Interview erzählt Freyja Schmidt, Teamleiterin in der Abteilung Administrative Services der EZB, warum dieser Schritt wichtig war – und warum gute Kommunikation der Schlüssel für eine erfolgreiche Umstellung ist.
„Tagesreinigung ist eine sozialverträgliche Lösung“ – Interview mit der Europäischen Zentralbank
Frau Schmidt, die EZB hat schon vor acht Jahren auf Tagesreinigung umgestellt. Was waren die Beweggründe?
Der Grund war zunächst ein persönlicher. 2015 habe ich an einer Podiumsdiskussion zu Recruiting-Problemen in der Reinigungsbranche teilgenommen, in der auch der Krieg in Syrien und die damit verbundene Migration als Lösung für die Probleme des Recruitments genannt wurde. Da dachte ich nur: Wie schrecklich ist das? Dass die Arbeitsbedingungen so schlecht sind, dass niemand den Job mehr machen will – und ein Krieg ernsthaft als Lösung für Personalprobleme in der Branche betrachtet wird. Dann brachte ein Teilnehmer den Vorschlag ein, das Gesamtkonzept stärker in den Blick zu nehmen und Modelle wie Tagesreinigung einzuführen. Bis dahin kannte ich das noch gar nicht. Ich habe mich deshalb mehr darüber informiert und bin danach ans Management herangetreten, mit dem Ziel, das Modell bei uns zu implementieren. Ich wollte den Reinigungskräften bei uns vernünftige Arbeitskonditionen ermöglichen.
Worauf achten Sie bei der Ausschreibung?
Unsere Gewichtung liegt bei 50 Prozent Preis und 50 Prozent Qualität. Dabei achten wir sehr genau darauf, dass die Angebote auch wirklich tragfähig sind – das prüfen wir anhand von Kennzahlen. Die Bietenden müssen in einer detaillierten Tabelle darlegen, wie sie ihre Stundenraten berechnen. So stellen wir sicher, dass kein Preisdumping stattfindet, Tariflöhne richtig abgebildet sind und auch Aspekte wie Urlaubstage oder realistische Flächenleistungen berücksichtigt werden. Wenn uns etwas unplausibel erscheint, lassen wir uns das in den Verhandlungen erklären. Insgesamt stellen wir rund 40 Fragen zum technischen Angebot – das ist bewusst sehr umfassend, da wir unter anderem ein konkretes Umweltreinigungskonzept einfordern. Unsere Reinigung kommt vollständig ohne Chemikalien aus, daher prüfen wir genau, ob die Angebote dazu passen. Darüber hinaus verlangen wir von den Bietenden Konzepte zur gesundheitlichen Versorgung und zur Bindung der Mitarbeitenden, etwa durch Sprachförderung, Integrations- oder Gesundheitsprogramme. All diese Aspekte fließen in die Gesamtbewertung ein.
Wie lief die Umstellung?
Wir haben 2018 mit einem dreimonatigen Pilotprojekt begonnen und haben dabei auch die Dienstleister eng eingebunden. Während dieser Pilotphase konnten alle Beteiligten, also auch die Kolleg*innen, Feedback geben. Unser Konzept hat von Anfang an gut funktioniert und entsprechend viel Akzeptanz gefunden. Parallel dazu haben wir eine Kommunikationskampagne gestartet, um zur Tagesreinigung zu informieren und ihre Bedeutung hervorzuheben. Mit der vollständigen Umstellung haben wir dann bis zur nächsten Ausschreibung gewartet und darin explizit Tagesreinigung eingefordert. Seitdem arbeiten wir ausschließlich mit diesem Modell.
Wie ist die Reinigung bei Ihnen organisiert?
Die Reinigung findet grundsätzlich während der regulären Arbeitszeit statt. Die Tagesreinigungskräfte beginnen um acht Uhr und arbeiten unter anderem mit Handstaubsaugern. In den Sanitärbereichen gibt es zudem mindestens einen täglichen Kontrollgang, bei dem etwa Verbrauchsmaterial nachgefüllt oder akute Verschmutzungen beseitigt werden. Ein Reinigungsintervall umfasst jeweils etwa zwei Stunden pro Etage.
Abgesehen davon haben wir drei Ausnahmen definiert, die außerhalb der Tagesreinigung stattfinden: Die Toiletten werden vor acht Uhr morgens gereinigt, ebenso werden die Böden in den Teeküchen gewischt, damit alles vor Arbeitsbeginn trocknen kann. Auch das Staubsaugen erfolgt außerhalb der Kernarbeitszeiten. Grundsätzlich ist unser Vertrag ergebnisorientiert. Das bedeutet, dass es den Reinigungskräften überlassen bleibt, wie häufig sie umfassend saugen oder wischen – in der Regel reicht einmal pro Woche.
Wie kontrollieren Sie die Reinigung?
Wir nutzen zwei digitale Systeme, um die Reinigung nachzuhalten. In einem System dokumentieren die Reinigungskräfte, welche Büros sie gerade gereinigt haben – auf Basis unseres zentralen Raumbuchs für alle Gebäude. Das zweite System dient der Qualitätsmessung. Darüber können die Objektleitung, die Vorarbeitenden und ich als zuständige Service Managerin bei der EZB jederzeit den aktuellen Reinigungsstand im gesamten Gebäude einsehen.
Sie sprechen von einem ergebnisorientierten Vertrag. Was sind die Vorteile davon?
Durch den ergebnisorientierten Vertrag ist unsere Reinigungsfirma sehr flexibel in der Umsetzung. Wenn es erforderlich ist, können zusätzliche Reinigungsintervalle eingeplant werden. Das betrifft zum Beispiel aktuell stark genutzte Stockwerke, in denen ein einmaliger täglicher Check nicht ausreicht – hier haben wir die Intervalle angepasst. Gleichzeitig sorgt der hohe Homeoffice-Anteil von rund 50 Prozent dafür, dass Büros teils weniger intensiv gereinigt werden müssen. Diese Verschiebung kann die Reinigungsfirma flexibel ausgleichen und entsprechend kalkulieren. So sind wir bislang trotz steigender Kosten in der Branche kostenneutral geblieben.
Wie läuft die Kommunikation zwischen der Reinigungskraft und den Büronutzenden?
Wir haben auf jeder Etage einen Aushang mit den Reinigungszeiten und der zuständigen Reinigungskraft – inklusive Foto, damit alle wissen, wer zu welcher Zeit vor Ort ist. Kleinere Anliegen können direkt angesprochen werden. Bei größeren Verschmutzungen, etwa bei Glasscherben oder ausgelaufenen Flüssigkeiten, wird ein Ticket über unseren Service Desk erstellt. Grundsätzlich entscheiden die Mitarbeitenden selbst, ob sie das Reinigungsangebot in Anspruch nehmen. Es kann also auch vorkommen, dass eine Reinigungskraft gebeten wird, später wiederzukommen, etwa wenn gerade ein Meeting stattfindet. In dem Fall wird der Termin flexibel nachgeholt – entweder am Ende der Runde auf dem Stockwerk oder am nächsten Tag.
Kommt es dabei zu Problemen? Und falls ja, gibt es Unterstützung für die Reinigungskräfte?
Natürlich treten auch mal Probleme auf – etwa wenn neue Mitarbeitende das Konzept noch nicht kennen oder Unzufriedenheit mit der Reinigung entsteht. Gerade für Reinigungskräfte ist der direkte Austausch nicht immer einfach. Deshalb hat die Reinigungsfirma bereits im Pilotprojekt gemeinsam mit der AOK ein spezielles Trainingsprogramm entwickelt. Es richtet sich gezielt an Tagesreinigungskräfte und unterstützt sie im täglichen Miteinander mit den Kolleg*innen. Das Training umfasst eine verpflichtende Ersteinweisung sowie regelmäßige Auffrischungen. Ergänzend gibt es Video-Tutorials in verschiedenen Sprachen, die jederzeit abrufbar sind. In den letzten Ausschreibungen haben wir zudem festgelegt, dass im Objektleitungsteam mindestens eine Person über eine IHK-Zertifizierung als Feelgood-Manager verfügen muss. So ist stets eine qualifizierte und vertrauensvolle Ansprechperson vor Ort.
Sie sagten, dass es zu Beginn eine Kommunikationskampagne gab. Wie werden neue Mitarbeitende über das Reinigungsmodell informiert?
Wir haben gerade auf Dynamic Working umgestellt, sodass man keinen festen Arbeitsplatz mehr hat, sondern sich jeden Tag einen Platz auf seiner Etage aussucht. Das haben wir genutzt, um noch einmal zur Tagesreinigung zu informieren. Ergänzend finden die Mitarbeitenden alle relevanten Informationen im Intranet. Dort sind auch die Aufgaben der Reinigungskräfte klar definiert. Viele Reinigungskräfte haben sich das auch ausgedruckt und führen das auf ihren Wagen mit.
Ich bin von Anfang an mit dem Gedanken in die Kommunikation gegangen, dass wir alle offen für soziale Fragen sind, und dass Menschen, die eine wichtige Arbeit für uns erledigen, auch gut arbeiten möchten und sollten.
Unsere Expertin
Was möchten Sie anderen Einrichtungen raten, die Tagesreinigung einführen möchten?
Haben Sie Zuversicht und überlegen Sie sich von Anfang an, wie man das gut kommunizieren kann. Als ich die Idee zum ersten Mal eingebracht habe, habe ich oft gehört: „Das wirst du bei der EZB nie umsetzen können.“ Und tatsächlich hat es auch Zeit gebraucht. Ich habe das Thema immer wieder angesprochen, die Vorgesetzten beharrlich daran erinnert und weitergetragen. Dabei habe ich regelmäßig betont, dass Tagesreinigung eine sozialverträgliche Lösung ist. Und wer möchte nicht, dass die Arbeit für andere Menschen besser wird? Am Ende hat genau das überzeugt – und die Umstellung ist sehr gut gelungen.