Zur Nutzung der Plattform Howspace für die Teilnahme an der Politikwerkstatt „Mobile Arbeit“ im Rahmen des Programm ARBEIT:SICHER+GESUND

Bundesministerium für Arbeit und Soziales
Wilhelmstraße 49, 10117 Berlin, Deutschland
Telefon: Dienstsitz Berlin 030 / 18 527-0 / Dienstsitz Bonn 0228 99 527-0
E-Mail: poststelle[at]bmas.bund.de
DE-Mail: poststelle[at]bmas.de-mail.de

Referat: IIIb4 asug[at]bmas.bund.de

Die p4d GmbH nutzt die asynchrone Kollaborationsplattform Howspace des finnischen Softwareunternehmens Howspace Oy mit Sitz in Bulevardi 6 A 14, 00120 Helsinki, Finnland, für die Durchführung der Veranstaltungsreihe. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit Howspace. Howspace überträgt keine personenbezogenen Daten an Länder außerhalb der EU. Bei der Anmeldung bei Howspace, werden Daten von den Usern gesammelt, damit Howspace seine Dienstleistungen erbringen kann.

Das BMAS übermittelt p4d eine Liste der Teilnehmenden und Ihrer E-Mailadressen. p4d übertragt diese Emailadressen in die Plattform und sendet den Teilnehmenden aus der Plattform eine Registrierungsmail mit einem persönlichen Zugangslink zu.

Aus Sicherheitsgründen läuft der Link nach spätestens einem Monat ab. Danach muss sich der User eine neue Email zukommen lassen. Die passiert automatisch beim Versuch auf die Plattform zu gelangen. Das System übermittelt automatisch einen neuen personalisierten Zugangsmail an die eingegeben Emailadresse. Die zuvor eingegeben Registrierungsdaten der User werden dabei nicht gelöscht.

Zur Registrierung auf der Howspace Plattform und der Erstellung Ihres Nutzerprofils werden folgende Daten erhoben:

• E-Mail Adresse
• Benutzername (Vor- und Nachname)
• Institution/Unternehmen
• Funktion (optional),
• Zuordnung zu einer Expert:innengruppe (durch Nutzer:in)
• Zugehörigkeit zu einem Expert:innenthema, (durch Nutzer:in)

Bei der Nutzung folgender Funktionen der Howspace-Plattform als registrierter Nutzer

• Kommentar-/und Chatfunktion
• Umfragen und Schnellabstimmungen (Abfrage Tool Thes-O-Mat, Feedbackumfrage)
• Anzeige von Empfehlungen für Vernetzungen, soweit Sie entsprechende Angaben in Ihrer Abfragemaske aufgenommen haben

erheben wir Nutzungsdaten (Informationen über Ihre Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform z. B. Aufrufe von Inhalten).

Ihre personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, Institution/Unternehmen für das Sie tätig sind, Funktion; eigene Zuordnung zu einer Expertengruppe) werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Fachlicher Austausch zum bestimmten Themen

• Evaluation der Programmaktivitäten (anonymisiert)

• Verbesserung der Funktionalität der Plattform

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG / Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO.

Hinweis: Die Erteilung dieser Einwilligung steht Ihnen frei. Bei Nichterteilung der Einwilligung ist eine Teilnahme an der Politikwerkstatt mobile Arbeit nicht möglich.

Das BMAS ist verpflichtet, jederzeit nachweisen zu können, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung und damit rechtmäßig erfolgt. Deshalb wird Ihre erteilte Einwilligungserklärung aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 a), 2 DSGVO).

Ihre personenbezogenen Daten werden vom BMAS intern, p4d und Howspace verarbeitet.

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligungserklärung bei den o. g. Kontaktdaten des BMAS bzw. der o. g. E-Mail-Adresse jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Die o. g. personenbezogenen Daten sollen für 15 Monate verarbeitet und aufbewahrt und anschließend gelöscht werden / so lange verarbeitet und aufbewahrt werden, wie dies für den oben beschriebenen Zweck erforderlich ist, voraussichtlich bis Dezember 2023.

Eine Löschung erfolgt auch, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Die Einwilligungserklärung wird gemäß Art. 17 Abs. 3 b) DSGVO solange aufbewahrt, wie das für die Erfüllung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erforderlich ist, mindestens also solange wie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung gestützt wird.

Im Übrigen wird – insbesondere zu den Betroffenenrechten – auf die Datenschutzerklärung des BMAS (BMAS - Datenschutz) im Internet Bezug genommen.

Die Betroffenen haben das Recht, sich an die/den Datenschutzbeauftragte/n des BMAS zu wenden:

Postanschrift: 53107 Bonn
Telefon: 0228 / 99 527-0 
E-Mail: bds[at]bmas.bund.de

Zudem haben diese die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die für das BMAS zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn
Tel.: 0228 / 997799-0
E-Mail: poststelle[at]bfdi.bund.de

zu wenden.

Stand: September 2022