Der zentrale Punkt für die Leistungsbeschreibung ist das Zeitfenster, in dem die Reinigung durchgeführt werden soll. Die entsprechende Vorgabe kann entweder ausschließlich in der Leistungsbeschreibung oder kombiniert mit einem externen Anhang in die Ausschreibung aufgenommen werden.

Die verwendeten Materialien und Geräte müssen sich für den Einsatz in der Tagesreinigung eignen, um einen möglichst störungsfreien Ablauf zu gewährleisten. Die bereits bestehenden Vorgaben können um weitere Aspekte ergänzt werden, zum Beispiel

• geräuscharme Geräte,
• kabellose Geräte,
• Materialien, die eine trockene oder schnelltrocknende Reinigung von Flächen gewährleisten sowie 
• unaufällige Reinigungsmittel.

Viele Materialien und Geräte entsprechen diesen Anforderungen bereits, sodass keine zusätzlichen Investitionen für Reinigungsfirmen anfallen.

In Abhängigkeit von Nutzungsart und Schutzbedürftigkeit der Gebäudenutzenden sollten entsprechende Maßnahmen als Vorgaben in die Leistungsbeschreibung integriert werden. Warnschilder und kabellose Geräte tragen zur Sicherheit aller Gebäudenutzenden bei. Reinigungskräfte können Unfällen vorbeugen, indem sie Reinigungswägen stets abschließen und Reinigungsmaterialien sowie Geräte niemals unbeaufsichtigt lassen.

Die regelmäßige Unterweisung des Reinigungspersonals trägt wesentlich zur Sicherheit bei. Verantwortlich für die Schulungen sind dabei die Reinigungsunternehmen. Bei der Angebotswertung können Schulungen für Mitarbeitende über die Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.

Reinigungskräfte sollten verstärkt darauf achten, Abfall nicht auf den Gängen abzustellen oder zwischenzulagern. Eine entsprechende Vorgabe kann mit einem möglichen Hinweis auf Zwischenlagerungsorte in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden.

Eine kurze und klare Kommunikation zwischen Nutzenden und Reinigungskräften ist hilfreich, um Bedarfe wie die Reinigung von Spontanverschmutzungen zeitnah zu erkennen und umzusetzen. Gleichzeitig muss eindeutig geregelt sein, wie solche Zusatzleistungen erfasst, dokumentiert und abgerechnet werden – etwa über Ticketsysteme, feste Meldewege oder definierte Zuständigkeiten. Das Leistungsverzeichnis sollte diese Flexibilität abbilden und gleichzeitig klare Strukturen und Prozesse vorgeben. Alle Zusatzaufträge sollten über die offiziell vereinbarten Wege angestoßen werden. So stellen Auftraggebende und Dienstleister Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicher und unterbinden unzulässige Anforderungen von Nutzenden.

Für die Qualifizierung der Mitarbeitenden können in der Leistungsbeschreibung folgende Vorgaben gemacht werden:

• Mindestmaß an Kommunikationskompetenz, Serviceorientierung und Interaktionsfähigkeit
• Ausreichende Sprachkenntnisse
• Konsequentes Tragen der Mitarbeitendenausweise oder Namensschilder
• Polizeiliches Führungszeugnis bei Gebäuden mit erhöhten Sicherheitsvorschriften

Für Objektleitungen und Vorarbeitende können höhere Qualifizierungen gefordert werden.

Wie auch bei anderen Reinigungsmodellen definiert der Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung neben den Qualitätsanforderungen, wer die Qualitätskontrollen durchführt und in welchen Abständen. Die Prüfung sollte eine Person durchführen, die Erfahrung mit der Tagesreinigung hat, da die Räume zwischen Reinigung und Kontrolle häufig bereits wieder genutzt werden. In der Leistungsbeschreibung kann zudem bestimmt werden, ob ein analoges oder digitales Dokumentationssystem genutzt wird. Die vom Auftragnehmer erfassten Daten müssen dem Auftraggeber jederzeit zur Verfügung stehen.

Ein wesentlicher zusätzlicher Vorteil der Tagesreinigung ist, dass durch die tägliche Nutzung der Räume eine permanente Qualitätskontrolle stattfindet. Die Nutzenden können Rückmeldungen direkt an die Reinigungskräfte oder den Dienstleister weitergeben. Das Zusammenspiel aus professioneller Kontrolle und kontinuierlichem Feedback trägt entscheidend dazu bei, die Reinigungsqualität konstant hochzuhalten.

Die Ausschreibung sollte eine klare und vollständige Objektbeschreibung enthalten, damit Bietende die Anforderungen realistisch kalkulieren können. Eine Besichtigung vorab gibt den Dienstleistern einen genauen Eindruck der Gegebenheiten, Laufwege und Räume vor Ort und erleichtert die Angebotserstellung. Viele Ausschreibungen empfehlen eine solche Besichtigung deshalb „dringend“ oder „ausdrücklich“.

Die Eignungskriterien für die Tagesreinigung unterscheiden sich grundsätzlich nicht von den Kriterien anderer Reinigungsmodelle, weshalb bestehende Ausschreibungsunterlagen in diesem Punkt nicht tagesreinigungsspezifisch angepasst werden müssen. Einen Überblick über die Eignungskriterien finden Sie in den Empfehlungen für öffentliche Vergabestellen des Bundesinnungsverbands (BIV) auf Seite 14.

Zu den Empfehlungen

Es ist sinnvoll, in der Ausschreibung neben dem Preis auch qualitative Kriterien zu bewerten. Bei einer zu starken oder ausschließlichen Gewichtung des Preises besteht die Gefahr, den Zuschlag einem Unternehmen zu erteilen, das mit zu hohen Leistungszahlen kalkuliert hat und die angebotene Reinigungsqualität langfristig nicht erbringen kann. Qualitative Kriterien in Ergänzung zum Preiskriterium tragen wesentlich dazu bei, die Einhaltung von Arbeitsrechten und Arbeitsschutzstandards zu gewährleisten.

Zur Sicherung der Reinigungsqualität spricht sich der BIV für eine paritätische Gewichtung von Preis und qualitätsorientierten Kriterien aus.

Zu den Empfehlungen (Seite 16)

Der Preis für Reinigungsleistungen wird in der Vergabe öffentlicher Aufträge häufig durch die Leistungswerte, also Quadratmeter-Stundenleistung, und den Stundenverrechnungssatz bestimmt. Auftraggebende können über die Leistungsbeschreibung erreichen, dass Bietende keine unrealistischen Leistungswerte angeben. Dafür gibt es zwei gängige Optionen:

1. Obergrenzen für Leistungswerte je Raumkategorie, die im Angebot nicht überschritten werden dürfen.
2. Ein definierter Toleranzbereich, innerhalb dessen Bietende von den vorgegebenen Leistungswerten der Auftraggebenden abweichen dürfen.

Bei diesem Vorgehen muss das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) beachtet werden: Die Vorgaben zu den Leistungswerten müssen transparent, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei gesetzt werden. Bei Unsicherheiten können erfahrene Stellen helfen oder eine sachverständige Person einbezogen werden.

Die Definition qualitativer Kriterien und eine ausgewogene Gewichtung von Preis- und Qualitätskriterien helfen bei der Abfrage relevanter Erfahrungen und Kompetenzen der Bietenden. Der BIV empfiehlt die Bewertung in den Bereichen Personal, Qualifikation der Objektleitung, Reinigung, Qualitätssicherung sowie Umwelt und Nachhaltigkeit.

Die Musterausschreibung „Ergänzende Regelungen und Hinweise zur Leistungsbeschreibung für Gebäudereinigung“ enthält im Anhang eine beispielhafte Bewertungsmatrix, die Orientierung bei der Definition von Qualitätskriterien bietet.

Zur Musterausschreibung

Bereits bestehende Kriterien lassen sich ohne großen Aufwand anpassen. Zum Beispiel:

• Kompetenz der Objektleitung: Zusätzlich zur einschlägigen Berufserfahrung in Jahren kann die Erfahrung in der Tagesreinigung abgefragt werden, etwa in Jahren oder anhand der Anzahl betreuter Objekte. Ebenso können Fort- und Weiterbildungen in relevanten Themen bewertet werden, etwa zur Nutzung von Ticketsystemen, zur Durchführung von Qualitätskontrollen oder dem Umgang mit ad-hoc-Reinigungen.
• Weiterbildung der Mitarbeitenden: Neben möglichen Vorgaben zu Deutschkenntnissen der Reinigungskräfte, die im Rahmen der Leistungsbeschreibung gemacht werden, können auch Weiterbildungsmaßnahmen bewertet werden, die das Reinigungsunternehmen für seine Mitarbeitenden anbietet, zum Beispiel zur Förderung von Sprachkenntnissen oder der Kommunikations- und Interaktionsfähigkeit.

Die Hans-Böckler-Stiftung hat im Rahmen des Projekts „Weiterbildungsbedarf für die Umsetzung der Tagesreinigung“ neue Anforderungen und Weiterbildungsbedarfe für Reinigungskräfte im Rahmen der Tagesreinigung ermittelt.

Zur Publikation

Die Zusammenstellung, Begründung und Gewichtung dieser Kriterien erfordern ausreichend personelle und zeitliche Ressourcen. Dabei sind die Vorgaben der Vergabeverordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zwingend zu beachten. Orientierung bieten Praxisbeispiele anderer öffentlicher Vergabestellen [Link zum Artikel Praxisbeispiele]. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, eine externe sachverständige Person hinzuzuziehen.