Tagesreinigung bringt zahlreiche Vorteile für Beschäftigte, Nutzende und Reinigungsunternehmen. Damit sich Abläufe einspielen können und alle Beteiligten Sicherheit im neuen Prozess gewinnen, benötigt die Umstellung ausreichend Zeit. Dafür ist eine regelmäßige und offene Kommunikation zwischen Auftraggebenden, Reinigungskräften und Nutzenden wichtig.
Richtiger Start und langfristiger Erfolg
Schritt 1: Ein guter Start
Zu Beginn können Auftraggebende einige Maßnahmen ergreifen, um Reinigungskräfte und Nutzende bei der Umstellung zu begleiten und Konflikte zu vermeiden.
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Mit einem Kick-Off-Meeting starten
Ein gemeinsames Kick-Off-Meeting mit den Auftraggebenden, der beauftragten Reinigungsfirma und weiteren relevanten Stellen kann bei der erfolgreichen Einführung von Tagesreinigung helfen. In dem Meeting können die Beteiligten das eingereichte Konzept gemeinsam prüfen und bei Bedarf nachjustieren. Auch kann es sinnvoll sein, eine sachverständige Person als neutrale Instanz einzubeziehen.
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Personal integrieren
Zentrale Schlüsselpersonen wie das Hausmeisterpersonal sollten frühzeitig eingebunden werden. Sie sind die ersten Ansprechpersonen für Reinigungskräfte, Vorarbeitende, Objektleitungen und Nutzende. Deshalb müssen sie umfassend über Abläufe und Zuständigkeiten des neuen Reinigungsmodells informiert werden. Eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen Schlüsselpersonen und Reinigungskräften ist entscheidend, um Konflikte zu vermeiden, Rückmeldungen zeitnah zu bearbeiten und die Tagesreinigung zu einem Gewinn für alle zu machen.
Die Arbeit der Reinigungskräfte trägt wesentlich zu einem gepflegten und gesunden Arbeitsumfeld bei und sollte entsprechend wertschätzend dargestellt werden. Sie können bewusst als Teammitglieder vorgestellt und beispielsweise auf der Website oder im Intranet präsent platziert werden. Dadurch sind sie nicht mehr anonym und ihre Arbeit sichtbarer.
Sie können zur Vorstellung zum Beispiel den Flyer von ArbeitGestalten nutzen.
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Qualitätssicherung umsetzen
Gereinigte Bereiche werden bei der Tagesreinigung unmittelbar nach der Reinigung wieder genutzt. Dadurch sind abgestimmte Beobachtungsansätze nötig. Kontrollpersonen sollten gezielt bestimmte Kontrollflächen in den Blick nehmen, an denen sich die regelmäßige Reinigung gut erkennen lässt. Das sind zum Beispiel
- Unterseiten von Waschbecken,
- obere Kanten von Trennwänden,
- Türscharniere,
- Armaturen,
- Halterungen für Toilettenpapier,
- Drehkreuze von Schreibtischstühlen,
- Oberseiten von Rollcontainern oder
- Sockelleisten.
Nicht jede Verschmutzung ist sofort ein Hinweis auf mangelhafte Reinigungsleistung. Die Kontrollperson sollte deshalb ein Gesamtbild aus allen Kontrollflächen ableiten.
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Neue Abläufe regelmäßig kommunizieren
Besonders zu Beginn ist eine regelmäßige und transparente Kommunikation mit den Nutzenden und Reinigungskräften unerlässlich. Der Auftraggeber sollte die Nutzenden darüber informieren, wann welche Bereiche gereinigt werden. Hierfür bietet sich zum Beispiel ein Revierplan an, der gut sichtbar an mehreren Stellen im Gebäude platziert wird. Unvorhersehbare Raumnutzungen sollten dokumentiert werden, damit die nächste Reinigungskraft den Bereich übernehmen kann. Für die transparente Kommunikation gegenüber der Reinigungskraft empfiehlt sich ein Reinigungsbuch, das die Angestellten zu Beginn ihrer Schicht prüfen können.
Auch die vereinbarte Reinigungsleistung sollte an die Nutzenden kommuniziert werden, damit sie wissen, was zu den Aufgaben der Reinigungskraft gehört und was nicht. Die Nutzenden sollten auch über Ansprechpersonen und Prozesse im Fall von Kritik oder Änderungswünschen informiert werden. Leistungsumfang und Meldewege sind im Reinigungsvertrag festgehalten.
Wenn man davon profitieren möchte, dass Spontanverschmutzungen von der Reinigungskraft entfernt werden können, muss es auch ok sein, dass andere Leistungen zu einem späteren Zeitpunkt gemacht werden. Da muss man sich von dem klassischen Leistungsdenken lösen […]. Auch es müssen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar definiert sein, damit spontane Anfragen nicht zu viel werden. Hier hilft eine Disziplinierung in Richtung Ticketsysteme.
Oliver Majowski, Sachverständiger für das Gebäudereiniger-Handwerk
Schritt 2: Langfristig begleiten
Die Umstellung auf ein neues Reinigungsmodell oder einen neuen Dienstleister benötigt ausreichend Zeit. In einer Eingewöhnungsphase von etwa ein bis zwei Monaten sollten alle Seiten offen kommunizieren und gleichzeitig Geduld mitbringen. Kleinere Anfangsschwierigkeiten sind normal. Erst nach der Eingewöhnungsphase können alle Seiten belastbares Feedback geben und gegebenenfalls nachjustieren.
Abschließend ist es wichtig, offen zu bleiben: Die Tagesreinigung ist nicht für alle Einrichtungen oder Situationen gleichermaßen geeignet. In manchen Fällen kann es notwendig sein, Abläufe anzupassen oder das Modell bedarfsgerecht zu modifizieren. Auch Kombinationen verschiedener Modelle sind denkbar, um sowohl Effizienz als auch Qualität sicherzustellen.
Qualität bleibt messbar – aber anders
Bei der Tagesreinigung werden die Räume direkt nach der Reinigung wieder genutzt. Dadurch ist eine Messung der Qualität viele Stunden nach der Reinigung nicht mehr sinnvoll. Vielmehr muss die Kontrolle der Reinigungsleistung während des laufenden Betriebs geschehen. Dabei ist wichtig: Verschmutzungen können zwischen Reinigung und Kontrolle neu entstehen. Die Prüfer*innen müssen deshalb einschätzen können, ob der Schmutz neu ist oder ein Reinigungsmangel.
Die Messpraxis sollte sich deshalb auf das Gesamtbild fokussieren. Dafür bietet es sich an, mehrere Beobachtungen durchzuführen und repräsentativen Kontrollflächen wie die Unterseite von Waschbecken, Armaturen oder Sockelleisten zu bewerten. Für die Bewertung gibt es verschiedene Hilfsmittel wie Punkt- und Ticketsysteme oder digitale Tools wie die FIGR QS App, die Qualitätssicherungs-Anwendung des Forschungs- und Prüfinstituts für Facility ManagementGmbH.
Die Qualitätsmessung bei der Tagesreinigung funktioniert ähnlich wie bei Reinigung zu Rand- und Nachtzeit, wird aber dynamischer, kontextabhängiger und daten- und dialogbasierter. Eine kontinuierliche und kontextsensible Qualitätsbewertung ist entscheidend.
Ich bin ganz klar Fan von ergebnisorientierter Reinigung. Es sollte nicht darum gehen, ob eine Leistung erfolgt ist, sondern ob das Ergebnis stimmt. Das lässt sich wunderbar mit Tagesreinigung vereinbaren.
Martin Lutz, Sachverständiger, Forschungs- und Prüfinstitut für Facility Management GmbH
Kommunikation und individuelle Lösungen als Schlüssel für eine erfolgreiche Tagesreinigung
Damit die Umstellung auf Tagesreinigung langfristig gelingt, müssen Auftraggebende, Reinigungskräfte und Nutzende regelmäßig und offen miteinander kommunizieren. Flexibilität und die Bereitschaft, individuelle Lösungen zu entwickeln, sind entscheidend, damit die Reinigungsorganisation langfristig funktioniert und sowohl Nutzende als auch Reinigungspersonal zufriedenstellt.
Das A und O im ganzen Prozess ist die Kommunikation. Und Transparenz dahingehend, dass man im Miteinander Leistungen und Aufgaben definiert. Als Auftraggeber habe ich im Vorfeld mit meinen Kolleg*innen gesprochen, habe mit ihnen zusammen Leistungen definiert und auf die Ziele geschaut, die wir erreichen wollen […]. Und ganz wichtig ist, der Einführung oder Umstellung ausreichend Zeit zu gewähren.
Pascal Schmitt, Landeshauptstadt Düsseldorf
