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Arbeit: Sicher+Gesund

„Von Tagesreinigung profitieren alle“ – 
Interview mit den Kommunalen Immobilien Jena

Die Kommunalen Immobilien Jena (KIJ) betreuen alle städtischen Immobilien in Jena, darunter 42 Verwaltungsgebäude, 35 Kindergärten, 47 Sporthallen und Sportanlagen, 44 Kulturgebäude und 30 Sozialimmobilien, 17 Feuerwehrobjekte sowie 35 Schulen. Seit einigen Jahren erproben sie die flächendeckende Einführung von Tagesreinigung. Robert Grüning, stellvertretender Bereichsleiter im KIJ-Bereich Objektservice, spricht im Interview über Beweggründe, Erfahrungen und Empfehlungen.

Herr Grüning, warum haben Sie sich dazu entschieden, auf Tagesreinigung umzusteigen?

Über Jahre haben uns viele Reinigungsunternehmen immer wieder gespiegelt, dass sie kein Personal mehr für Nachmittags- oder Randzeiten finden. Wir haben deshalb intensiv geschaut, wie wir als Auftraggeber die Arbeitsbedingungen für Reinigungspersonal verbessern könnten. Ein Kriterium hierfür ist die Tagesreinigung: Sie macht Reinigungsarbeit sozialverträglicher und sichtbarer, indem sie nicht mehr isoliert am frühen Morgen oder späten Abend bzw. in der Nacht stattfindet, sondern familienfreundlich, parallel zu Schulzeiten oder zum Tagesgeschäft. Ich bin überzeugt davon, dass Kommunen und auch andere Auftraggebende und Gebäudenutzende von der Tagesreinigung profitieren – durch ein nachhaltig besseres Reinigungsergebnis und auch durch ein entstehendes Teamgefühl.

Was waren Ihre ersten Schritte?

Wir haben vor acht Jahren mit einem Pilotprojekt begonnen: Nach Fertigstellung des Neubaus der Gemeinschaftsschule in Wenigenjena in Jena wurde gemeinsam mit der Schulleitung (Nutzende) die Idee entwickelt, die Ausführungen der Gebäudereinigungsarbeiten in den Schulbetrieb zu integrieren. Aufgrund der Teilhabe der gesamten Lehrerschaft sowie den Hausmeistern und den Reinigungsunternehmen konnten wichtige Erfahrungen gesammelt werden, die auch in der Startphase zu notwendigen Korrekturen geführt haben. Aufgrund der guten Zusammenarbeit aller Akteure verlief das Projekt sehr erfolgreich. In Folge dessen interessierten sich immer häufiger Personen aus dem Stadtverbund für dieses Thema. Ausschlaggebend waren hier die sozialverträglichen Arbeitsbedingungen, die die Tagesreinigung nachweislich schafft. Es wurde auf mehreren Ebenen diskutiert, inwieweit die Tagesreinigung überhaupt im Schulbetrieb ermöglicht und umgesetzt werden kann. 

Durch die erfolgreiche Einführung der Tagesreinigung als Modellprojekt an Jenas größtem Schustandort wurde dieses Reinigungsmodell auch ohne politische Vorgabe oder Beschluss erfolgreich ausgebaut.

KIJ hat die Tagesreinigung bereits bei etwa 30 Prozent aller städtischen Liegenschaften erfolgreich eingeführt. Neben Verwaltungsgebäuden, Gemeinschaftsunterkünften, Sportanlagen, Feuerwehrstandorten, Kultureinrichtungen werden auch Schulen und Kindertagesstätten während der Nutzungszeiten gereinigt. Die positiven Effekte sind eindeutig: Mehr Sauberkeit, bessere Planbarkeit und höhere Personalbindung.

Zu den Fallbeispielen

Welche Besonderheiten gibt es bei der Ausschreibung?

Ein wichtiger Punkt ist es, die Tagesreinigung als solche zu benennen. In den Vergabeunterlagen schreiben wir klar, dass Tagesreinigung zu kalkulieren ist. Bewährt hat sich das Zwei-Schicht-System, d. h. Beginn der Reinigungsarbeiten 06:00 Uhr mit den Sporthallen, Nebenräumen, Fluren sowie Sanitäranlagen bis ca. 12:00 Uhr. Mit Beginn der zweiten Schicht gegen 14:00 Uhr werden durchgehend noch nicht gereinigten Klassen- und Fachräume gereinigt.

Darüber hinaus fordern wir die Bereitstellung von Dienstausweisen, damit jederzeit erkennbar ist, wer sich im Gebäude aufhält.

Für notwendige ad-hoc-Reinigungen hat sich nach unserer Erfahrung ein Stundenverrechnungssatz bewährt: Wir rechnen mit einem maximalen monatlichen Stundenkontingent von zehn Stunden, über das die Hausmeister*innen frei verfügen können.

Wir empfehlen und weisen ausdrücklich in den Ausschreibungsunterlagen darauf hin, eine Objektbesichtigung wahrzunehmen. Leider müssen wir in der Praxis feststellen, dass dieses Angebot nur unzureichend wahrgenommen wird. Aber nur so können Dienstleister ihr Reinigungskonzept besser auf die räumlichen Gegebenheiten und die Raumnutzung abstimmen. Eine definierte Obergrenze für bestimmte Raumgruppen gibt den Bietenden zudem eine gute Orientierung für ihr Konzept. Gleichzeitig können wir so prüfen, ob die Dienstleister ihr Angebot wirklich auf das Objekt zugeschnitten haben. Die aus den Erfahrungen gemachten Quadratmeterleistungen pro Stunde für Reinigungskräfte und einzelnen Raumgruppen werden in den Zuschlagskritieren benannt. Darüber hinaus gehende Kalkulationen werden von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Dies ist in den Wertungskriterien transparent angegeben.

Nach sorgfältiger Prüfung der angebotenen Leistungsparameter bekommt das Angebot die entsprechenden Wertungspunkte (Wertung: Preis 50 bis maximal 75 Prozent). Die Bewertungskriterien in der Ausschreibung sollten neben den Kosten verschiedene Faktoren beinhalten, beispielsweise Objektbetreuung/Personal- und Vertretungskonzept, Konzept zur betrieblichen Aufbauorganisation sowie ein Umweltkonzept. Zudem ist ein Ticketsystem ein gutes Instrument zur Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. So können zeitnah Hinweise und vorhanden Mängeln kommuniziert werden.

Das für die Ausschreibung erstellte Leistungsverzeichnis sollte so schlüssig und klar gestaltet werden. Die Reinigungskräfte sollten auf einen Blick erkennen können, was wann wie zu reinigen ist. Von allzu umfassenden und komplizierten Textformulierungen raten wir ab. Auch empfehlen sich Piktogramme, da der Anteil der nicht deutschsprechenden Reinigungskräften wahrnehmbar hoch ist.

Was ist für einen guten Start wichtig?

Wir vereinbaren grundsätzlich in unseren Verträgen eine sechsmonatige Probezeit, auch für die Tagesreinigung. In dieser Phase wird das Reinigungskonzept gemeinsam mit dem Dienstleister weiterentwickelt. Kein Konzept passt vorab zu 100 Prozent, weil jedes Gebäude anders aufgebaut ist und jeder Nutzernde nach anderen Konzepte arbeitet. Bis sich Abläufe eingespielt haben, dauert es einige Monate.

Die Einführung der Tagesreinigung braucht Zeit, aber wenn die Abläufe funktionieren, profitieren alle Seiten davon.

Robert Grüning, stellvertretender Bereichsleiter Objektservice der KIJ

Wir empfehlen, für eine bessere Planbarkeit der Reinigung ein Raumbuch (detailliertes Verzeichnis aller Räume eines Objekts) einzuführen. Ganz entscheidend ist es, die Hausmeister*innen von Anfang an einzubeziehen. Sie haben einen Überblick, wann Räume belegt sind und können so die Schichten für das Reinigungspersonal koordinieren. Zu ihrer Verantwortung gehört auch, die Qualität der Reinigung im Blick zu behalten, Feedback weiterzugeben und im Dialog mit Reinigungskräften zu bleiben. Kritik an der Reinigungsleistung sollte immer über den Auftraggebenden oder die Hausmeister*innen kommuniziert werden - direkte bzw. teilweise ungefilterte Kritik durch die Nutzenden im laufenden Betrieb kann für die Reinigungskräfte psychisch sehr belastend sein. Ein gutes Ticketsystem ist dafür essenziell. Damit können Mängel dokumentiert und nachverfolgt werden, idealerweise auch mit Fotos.

Mehr Informationen für einen guten Start

Was hat sich durch die Tagesreinigung verändert?

Die Tagesreinigung bringt zugegebener Weise zusätzliche Anforderungen mit sich. Die Reinigungskräfte müssen mit besonders leisen Maschinen arbeiten, um den Gebäudebetrieb nicht zu stören. Viele Reinigungsfirmen besitzen diese Geräte aber bereits.

In unserer Wahrnehmung hat sich die hohe Fluktuation der Reinigungskräfte durch die Tagesreinigung spürbar verringert. Die erbrachten Reinigungsergebnisse sind just-in-time messbar. Wir erleben, dass die Reinigungskräfte durch ihre Präsenz und ihre Tätigkeit im Objekt, ihre „Teilnahme“ am Schulalltag oder in Verwaltungsbereichen Teilhabe und Wertschätzung erfahren.

Nicht zu unterschätzen sind auch erhöhte Sicherheitsanforderungen im laufenden Betrieb: Müllsäcke darf dürfen zum Beispiel nicht im offenen Gang stehen, Hinweisschildern zur Rutschgefahr und sowie Reinigungswägen die abschließbar sein müssen.

Die Tagesreinigung erfordert deshalb eine sorgfältige, flexible Planung sowie eine kontinuierliche Abstimmung zwischen Dienstleistenden und Auftraggebenden. Ein Aufwand, der sich am Ende für alle Beteiligten auszahlt.

Bei guter Vorbereitung und Zusammenarbeit aller Akteure können die Kosten im Vergleich zu anderen Reinigungsformen standhalten. Es besteht eine Abhängigkeit der Wegezeiten zur Infra-/Gebäudestruktur, dies ist bei jedem Objekt einzeln zu betrachten.

Die Bezahlung von Reinigungskräften ist bei öffentlichen Auftraggebenden tarifgebunden. Gerade zu Beginn kann durch den höheren Aufwand zunächst ein Kostenanstieg entstehen. Eine genauere Betrachtung zeigt jedoch, dass die Umstellung auf Tagesreinigung langfristig Einsparungen ermöglicht. Durch Präsenz und Sichtbarkeit der Reinigungskraft achten die Gebäudenutzenden auf mehr Sauberkeit. Verschmutzungen und Vandalismus gehen erfahrungsgemäß zurück - und damit auch der Bedarf an Reklamationen oder Sonderreinigungen. Da die Reinigung während der üblichen Gebäudenutzung erfolgt, sinken zudem Strom- und Heizkosten, und auch Nachtzuschläge entfallen.

Auch für die Reinigungskräfte bringt die Tagesreinigung neue Herausforderungen mit sich. Dazu zählen zum Beispiel ein hoher Lärmpegel in Schulen oder Gebäudenutzende, die bei ihrer Arbeit nicht gestört werden möchten. Manche Reinigungskräfte möchten aus verschiedenen Gründen nicht sichtbar arbeiten. Deshalb brauchen wir Flexibilität. Wenn eine Reinigungskraft sagt „Ich halte den Lärm nicht aus“, dann müssen wir es ihr ermöglichen, in ein ruhigeres Objekt zu wechseln.

Trotz der Herausforderungen überwiegen nach unserer Erfahrung die positiven Effekte eindeutig. Besonders in Schulen merken wir, dass die Sichtbarkeit von Reinigungskräften einen pädagogisch wertvollen Effekt haben. Kinder und Jugendliche erleben, wie wichtig die Sauberkeit für den gemeinsamen Alltag ist und sehen die Person, die ihre Räume reinigt. Sie ist Teil des Teams vor Ort und eine feste Ansprechperson für die Nutzenden. Alle Seiten sind spürbar zufriedener. Ein weiterer Aspekt ist, dass es Reinigungsfirmen leichter fällt, Arbeitskräfte zu finden, da die Tagesreinigung familienfreundlicher, insbesondere für Alleinerziehende, ist. Darüber hinaus entfällt die Anonymität zu den erbrachten Leistungen.

Was empfehlen Sie anderen Auftraggebenden, die die Tagesreinigung einführen wollen?

Grundsätzlich empfehlen wir aufgrrund unserer Erfahrungen allen Auftraggebenden, ihre Abläufe auf Tagesreinigung umzustellen. Ein Pilotprojekt eignet sich gut, um die Tagesreinigung zu testen – sei es in kleineren Gebäuden, einzelnen Stockwerken oder für eine begrenzte Zeit. So können Erfahrungen gesammelt und die Abläufe angepasst und optimiert werden.

Sprechen Sie auch mit den Gebäudenutzenden und den Reinigungskräften. Lassen Sie sie Hinweise und Wünsche einbringen. Und informieren Sie sich gern bei anderen Kommunen und dem BMAS, hier fließen alle wichtigen Informationen zusammen.

Haben Sie für die Anfangsphase etwas Geduld. Die Einführung von Tagesreinigung braucht Zeit, aber wenn die Abläufe funktionieren, profitieren alle Seiten davon. Hier heben wir besonders die positiven Teilziele Personalfindung, Personalbindung und sozialverträgliche Arbeit hervor.

Unsere Experte

Robert Grüning

Kommunale Immobilien Jena (KIJ)

Robert Grüning ist stellvertretender Bereichsleiter im Objektservice bei KIJ. Seit 2023 vertritt er KIJ als einzige deutsche Kommune in der europäischen Allianz für Tagesreinigung Brüssel.

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